El verdadero dilema en toda organización, es establecer una buena jerarquía de preferencias. El error es intentar hacer todo sin una jerarquía clara. Cada tarea debería tener su momento, si tenemos claro los grados de importancia.
De lo importante a lo urgente
Las tareas que han de ser rutinarias se han de clasificar en su nivel de importancia. Lo importante es, todo aquello que si se retrasa o se abandona, puede generarnos problemas o incomodidades graves. En general, todo lo que en un momento dado es urgente, pudo ser importante. Debemos entonces, evitar que suceda esto. Que lo importante, se transforme en urgente.
También sucede que elementos sin importancia en un principio, puedan convertirse en urgentes. Ciertas situaciones que, por alguna situación impredecible, adquieran relevancia. En ese caso, si no se puede delegar en otra persona para que nos ocupemos de lo importante, tendremos que realizarlo nosotros. Aquí, lo que se convierte en importante, es entender que ha pasado. Si la situación ha sido extraordinaria y porqué. Quizás hemos infravalorado la tarea Debemos evitar que asuntos sin relevancia se conviertan en urgentes. Algo falla en nuestro entendimiento de la labor que estamos realizando si tareas sin importancia se convierten en urgentes constantemente.
Entonces tenemos:
1. Después haber organizado en lo posible todas las tareas y su periodicidad: diario, semanal, mensual o anual, señalar lo siguiente:
2. Lo primero que se ha de hacer es lo urgente e importante en el día, semana, mes y año.
3. Lo siguiente, cuidar lo importante. Planificar lo que concierne para que no se convierta en urgente.
4. A continuación, lo urgente que no era importante, y que no se pudo delegar.
5. Finalmente, el resto de tareas.
Analizar la jerarquía de importancia y clasificar convenientemente es clave. Cada vez que ocurran imprevistos revisar las prioridades. Una empresa es algo vivo. Y lo que en un momento era sensible, puede que ahora esté suficientemente robusto como para dejarlo solo. Por ejemplo, tener un buen equipo que asuma responsabilidades, nos permitirá enfocarnos en otros asuntos. Debemos saber confiar cuando esa confianza refuerza al equipo, como también, no dejar que puntos sensibles estén en manos poco implicadas o desmotivadas.
Si nuestra faena es en solitario, jamás exigirse más de lo posible. El descanso y el tiempo personal, es tan importante como la concentración y la dedicación en tiempo de trabajo.
